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Wednesday, 31 July 2024

Contraintes légales Si l'archivage des documents électroniques reprend les bases de l'archivage physique, notamment en matière d' authenticité des documents et de délais de conservation, les deux pratiques peuvent être différenciées du point de vue des contraintes légales. L'archivage électronique est particulièrement encadré. Effectivement, vous devez vous soumettre à diverses normes pour garantir l'intégrité et la pérennité des données stockées. Ainsi, les normes suivantes doivent être respectées: Norme ISO 11506: elle aborde les méthodes d'archivage et de preuve de donnée s; Norme ISO 15489: elle évoque le programme de « records management ». Signature électronique : quelles conditions pour l'utiliser comme preuve ? | Archimag. En respectant ces normes lors de l'archivage, vous vous assurez de la valeur probatoire de vos documents numériques lorsqu'ils sont fournis comme pièces justificatives. Les archives papier, quant à elles, sont soumises à moins de normes, bien qu'elles doivent tout de même respecter quelques règles: des délais de conservation en fonction de la nature du document; une méthode de classement et d'indexation claire; une veille réglementaire; un choix de stockage bien réfléchi, prenant en compte la température, le degré d'humidité et la protection incendie.

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Portant sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, cette réglementation a été adoptée le 23 juillet 2014. Depuis cette date, l'ensemble des échanges numériques donnant lieu à un recueil de consentement ( qu'il soit dans un but financier ou non) doit être réalisé par un logiciel ou une prestation de services reconnu par l'ANSSI. L'Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information se charge d'établir la liste des services ou des tiers dits « de confiance », c'est-à-dire habilités à recueillir le consentement et à en produire une signature électronique légale et authentique, comme Zeendoc. Afin de garantir la légalité d'un document signé électroniquement, il est primordial que ce dernier soit établi sous garantie de l'ANSSI. Le prestataire a l'obligation de vous fournir son attestation de conformité sur simple demande de votre part. Utilisation des services d’archivage eOriginal. Enfin, le règlement eIADS rappelle les différents services de confiance qui répondent aux normes de sécurité européennes.

Une procédure d'immatriculation et d'audit: une PDP devra faire l'objet d'une procédure d'immatriculation pour une durée de trois ans renouvelables. Une procédure d'audit externe est également prévue. 4. Prendre en compte l'expérience client et l'humain Un autre point à ne pas négliger, qui parfois intervient trop tard, est la prise en compte de l'aspect humain dans le choix de l'expert. Archivage signature électronique pour les. En effet, il est important de choisir un partenaire qui soit à l'écoute et pour qui la satisfaction client est au cœur de ses préoccupations. Il sera alors facile de régler les petits désaccords et/ou de faire avancer au mieux la collaboration en cas de contretemps ou autre aléa. Ainsi, il est tout aussi important de porter son choix sur un expert qui sait s'adapter et qui prend en compte les spécificités de chaque client afin de concevoir et d'intégrer une solution personnalisée qui répondra au mieux aux besoins de l'entreprise. Ici le témoignage, l'échange avec des clients de l'éditeur peut s'avérer pertinent.

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